El 42% de los trabajadores no se desconecta en vacaciones: ¿qué pueden hacer las empresas?

La desconexión laboral en Colombia continúa siendo un desafío para las empresas, incluso después de la entrada en vigor de la Ley 2191 de 2022. Según el estudio Work in Progress 2024, de Buk, el 42% de los colaboradores colombianos encuestados que tomó vacaciones reconoció haber realizado actividades laborales durante su descanso.

Entre quienes continuaron trabajando durante sus vacaciones, el 71% respondió mensajes o llamadas laborales y el 36% revisó correos electrónicos. Las cifras evidencian cómo la disponibilidad permanente puede extender las responsabilidades profesionales fuera de los horarios establecidos.

Esta situación plantea una discusión para las empresas sobre el uso de herramientas digitales, la gestión del tiempo y el equilibrio entre productividad y bienestar.

Desde SONDA Colombia, compañía especializada en servicios y transformación digital, advierten que la solución no consiste en incorporar más plataformas, sino en gestionar mejor las existentes y aprovechar tecnologías como la inteligencia artificial para reducir las tareas repetitivas.

Desconexión laboral en Colombia: ¿qué establece la ley?

Colombia cuenta desde 2022 con una legislación que protege el derecho de los trabajadores a desconectarse de sus actividades profesionales fuera de los horarios laborales.

La Ley 2191 de 2022 establece que los trabajadores y servidores públicos tienen derecho a no ser contactados por asuntos laborales fuera de su jornada, durante las vacaciones o en sus periodos de descanso, con las particularidades y excepciones contempladas en la normativa.

Posteriormente, la Sentencia C-331 de 2023 de la Corte Constitucional precisó que este derecho también protege a quienes desempeñan cargos de dirección, confianza y manejo, aunque su aplicación debe considerar criterios de necesidad y proporcionalidad relacionados con sus responsabilidades.

Sin embargo, contar con una norma no significa que las organizaciones hayan desarrollado prácticas suficientes para garantizar su cumplimiento.

Para Pablo Sánchez, director de la Vertical Salud en SONDA Colombia, el desafío también está relacionado con la cultura de trabajo y la forma en que las empresas utilizan la tecnología.

“Durante años el objetivo de la transformación digital fue aumentar la conectividad y la capacidad de respuesta de las organizaciones”, asegura el directivo.

Ahora, según Sánchez, las organizaciones necesitan que sus herramientas tecnológicas también contribuyan a administrar el tiempo, reducir las cargas operativas y evitar la exposición digital excesiva.

¿Cómo afecta la hiperconectividad a la productividad empresarial?

Las plataformas colaborativas, aplicaciones de mensajería, reuniones virtuales y herramientas de trabajo remoto han facilitado la comunicación entre equipos.

No obstante, su utilización sin límites también puede generar interrupciones frecuentes y extender las actividades laborales a momentos destinados al descanso.

Esta situación puede traducirse en dificultades para mantener la concentración, gestionar prioridades y separar las responsabilidades profesionales de la vida personal.

Para las organizaciones, la sobrecarga digital puede convertirse en un factor de riesgo para la productividad, la experiencia de los colaboradores y la retención del talento.

El trabajo híbrido representa un ejemplo de esta tensión. Aunque ofrece mayor flexibilidad para organizar las actividades, también puede aumentar la exposición a mensajes, correos y reuniones fuera de los horarios acordados.

La disponibilidad tecnológica no debería confundirse con la obligación de responder permanentemente.

La diferencia resulta importante para las empresas que buscan mejorar sus resultados sin aumentar la carga de trabajo de sus colaboradores.

Inteligencia artificial: una alternativa para reducir la sobrecarga laboral

Una de las oportunidades identificadas por SONDA está relacionada con la utilización de inteligencia artificial y automatización para disminuir actividades administrativas.

La compañía señala que estas tecnologías pueden ayudar a centralizar información, optimizar procesos y reducir las interrupciones asociadas a la utilización de múltiples plataformas.

Entre sus posibles aplicaciones se encuentran:

• Automatización de tareas repetitivas: disminuir actividades operativas que no requieren intervención humana constante.
• Resúmenes automáticos de reuniones: facilitar el acceso a la información y reducir el tiempo destinado a tareas de documentación.
• Gestión inteligente de flujos de trabajo: organizar procesos y responsabilidades para evitar actividades duplicadas.
• Centralización de información: disminuir la dispersión de datos entre diferentes aplicaciones y canales de comunicación.

Estas herramientas pueden contribuir a una mejor administración del tiempo, aunque su efectividad depende de la forma en que sean implementadas.

“La inteligencia artificial, la automatización y la analítica están permitiendo eliminar tareas repetitivas, optimizar flujos de trabajo y reducir interrupciones innecesarias. El desafío para las empresas ya no es incorporar más herramientas, sino lograr que estas generen valor sin aumentar la carga cognitiva de las personas”, agrega Pablo Sánchez, director de la Vertical Salud en SONDA Colombia.

La incorporación de estas tecnologías plantea una responsabilidad adicional para los líderes empresariales: asegurar que la automatización simplifique el trabajo en lugar de multiplicar las tareas, alertas y exigencias de disponibilidad.

Cinco medidas para mejorar la desconexión digital en las empresas

La transformación de las prácticas laborales requiere combinar decisiones organizacionales con herramientas tecnológicas.

Entre las medidas planteadas por SONDA y sus aplicaciones en la gestión empresarial se encuentran cinco acciones:

1. Programar el envío de correos electrónicos. Utilizar funciones de envío diferido para evitar comunicaciones laborales innecesarias durante los horarios de descanso.

2. Establecer horarios para las reuniones. Definir franjas de colaboración que permitan reducir interrupciones y respetar los tiempos personales.

3. Regular los canales de mensajería. Diferenciar los asuntos urgentes de las comunicaciones que pueden atenderse durante la siguiente jornada laboral.

4. Automatizar procesos administrativos. Aprovechar herramientas digitales para disminuir actividades repetitivas y reducir la fragmentación del trabajo.

5. Desarrollar políticas internas de desconexión. Establecer criterios claros sobre disponibilidad, horarios y responsabilidades que permitan llevar las disposiciones legales a la operación cotidiana.

Estas medidas requieren la participación de los equipos directivos y de las áreas responsables de talento humano y tecnología.

Su implementación también puede permitir que las organizaciones revisen si la digitalización está generando eficiencias reales o simplemente trasladando nuevas responsabilidades a los colaboradores.

La desconexión laboral también es una decisión de negocio

La discusión sobre hiperconectividad va más allá del cumplimiento normativo. También involucra la capacidad de las empresas para diseñar modelos de trabajo que protejan el tiempo de sus colaboradores sin comprometer la operación.

La tecnología ofrece herramientas para automatizar procesos y facilitar la colaboración, pero sus beneficios dependen de las reglas que definan las organizaciones.

Para los líderes empresariales, esto implica revisar cómo se distribuyen las tareas, cuándo se espera una respuesta y qué actividades pueden resolverse mediante automatización.

El dato de Buk sobre los trabajadores que continúan atendiendo responsabilidades durante sus vacaciones evidencia una distancia entre el derecho formal al descanso y las prácticas cotidianas de las organizaciones.

La productividad no depende únicamente de cuántas herramientas digitales utiliza una empresa, sino de cómo administra sus procesos y el tiempo de sus trabajadores.

La inteligencia artificial puede contribuir a reducir cargas operativas, pero no sustituye las decisiones de liderazgo necesarias para establecer límites. Para las empresas colombianas, el desafío es convertir la desconexión laboral en una práctica verificable de gestión, y no solamente en una política escrita.