El costo oculto de la nube: las empresas almacenan más información de la que aprovechan

La adopción de tecnologías digitales sigue creciendo en Colombia, pero almacenar documentos en la nube no significa que las empresas estén aprovechando su información como un activo estratégico. Especialistas advierten que la gestión deficiente de los datos está generando costos operativos, limitando la productividad y reduciendo la capacidad de las organizaciones para tomar decisiones basadas en evidencia.

Según cifras de Colombia en Cifras, el 35,6% de las empresas del país ha adoptado nuevas tecnologías durante los últimos dos años. Sin embargo, el siguiente desafío ya no consiste en digitalizar documentos, sino en garantizar que la información pueda utilizarse para optimizar procesos, fortalecer el cumplimiento normativo y respaldar la estrategia del negocio.

El volumen de información sin gestionar continúa creciendo. El informe global Estado de la Infraestructura de Datos 2024 señala que el 74% de la información empresarial corresponde a datos no estructurados, como documentos, contratos, correos electrónicos, imágenes y otros archivos que carecen de procesos adecuados de clasificación, trazabilidad o análisis.

"Migrar documentos a la nube es apenas un primer paso. El verdadero valor aparece cuando la información puede integrarse a los procesos de negocio, generar analítica, apoyar la automatización y convertirse en un insumo para la toma de decisiones", afirmó René Muñoz, gerente de la Unidad Plataformas y Alianzas de SONDA.

La ausencia de una gestión documental adecuada tiene efectos que trascienden el almacenamiento. La falta de control sobre versiones, accesos y flujos de información dificulta la colaboración entre áreas, incrementa los tiempos de búsqueda y reduce la capacidad de respuesta frente a cambios del mercado. A ello se suman reprocesos, duplicidad de archivos, mayores costos de almacenamiento y dificultades para atender auditorías o requerimientos regulatorios.

La situación también condiciona la incorporación de nuevas tecnologías. Los modelos de inteligencia artificial requieren información organizada, confiable y accesible para ofrecer resultados útiles, por lo que la calidad de los datos se convierte en un factor determinante para cualquier estrategia de automatización.

"Las organizaciones que quieran capturar el valor de la inteligencia artificial deben comenzar por fortalecer la gestión de su información. La calidad de las decisiones que puede generar una herramienta depende directamente de la calidad y gobernanza de los datos que la alimentan", señaló Muñoz.

El panorama resulta especialmente desafiante para las pequeñas y medianas empresas. De acuerdo con estudios de HeatMaps, solo dos de cada diez pymes colombianas utilizan datos para tomar decisiones estratégicas, una señal de que la adopción tecnológica todavía no se traduce, en muchos casos, en capacidades efectivas para gestionar la información.

Los especialistas consultados coinciden en que la transformación digital exige establecer políticas de acceso, control de versiones, clasificación documental y mecanismos que integren los datos dispersos dentro de la organización. Sin esos procesos, la información permanece almacenada, pero difícilmente genera conocimiento o ventajas competitivas.

La madurez digital ya no dependerá únicamente de cuánto almacenamiento contraten las empresas, sino de su capacidad para convertir los datos en decisiones, automatización y cumplimiento regulatorio. Ese factor será cada vez más determinante a medida que la inteligencia artificial pase de ser una iniciativa tecnológica a un componente central de la estrategia empresarial.