Prima y jornada de 42 horas: el cierre laboral que pone a prueba a las empresas

El cierre del primer semestre obliga a las empresas en Colombia a revisar con mayor rigor sus procesos de nómina. Al pago de la prima de servicios, que debe realizarse a más tardar el 30 de junio, se suman los ajustes derivados de la reforma laboral y la reducción definitiva de la jornada máxima ordinaria a 42 horas semanales desde el 15 de julio.

La prima dejó de ser solo una obligación periódica de mitad de año. Para las compañías, este pago se convirtió en un punto de control sobre la forma en que están liquidando sus obligaciones bajo el nuevo marco normativo, especialmente frente a los aprendices vinculados mediante contrato de aprendizaje.

Uno de los cambios centrales está en la Ley 2466 de 2025, que modificó la naturaleza del contrato de aprendizaje y lo estableció como un contrato laboral especial y a término fijo. Esto implica que los aprendices en etapa práctica o en formación dual tienen derecho al reconocimiento y pago de prestaciones sociales, auxilios y demás derechos propios del contrato laboral.

“Este cierre laboral exige una revisión más rigurosa de la nómina. Las compañías no solo deben verificar si pagarán la prima dentro del plazo legal, sino que también deben considerar lo siguiente: (i) si la están liquidando sobre la población correcta, con la base adecuada y conforme a las nuevas reglas aplicables a los aprendices en etapa práctica o en formación dual; y (ii) si están incluyendo dentro de dicha base los conceptos correctos, es decir, todos los factores salariales (como los recargos dominicales, festivos y nocturnos), así como el auxilio de transporte”, señaló Maria Camila Ortiz, Gerente de KPMG Colombia.

Aprendices, nómina y provisiones: el nuevo frente de revisión

El impacto para las empresas no está solo en el valor individual de cada pago. De acuerdo con KPMG, el efecto puede ser mayor en organizaciones con cuotas reguladas de aprendizaje, programas amplios de formación, operaciones intensivas en talento joven o estructuras de nómina con alto volumen de trabajadores y aprendices.

En esos casos, una parametrización incorrecta puede generar diferencias acumuladas, inconsistencias contables y contingencias laborales. Por eso, las compañías deben identificar qué aprendices se encuentran en etapa práctica o formación dual, revisar las fechas efectivas de cada fase y validar que sus sistemas de nómina estén calculando correctamente las nuevas obligaciones.

Para 2026, el salario mínimo legal mensual vigente es de $1.750.905. Bajo esa referencia, las empresas deben revisar sus provisiones laborales y considerar que, cuando se trate de aprendices en fase práctica tradicional, el apoyo de sostenimiento equivale al 100 % de un salario mínimo legal mensual vigente.

Si el aprendiz estuvo vinculado durante todo el semestre en una fase que genera prestaciones sociales, la prima deberá calcularse según el tiempo efectivamente contabilizable y la base aplicable en cada caso.

La jornada de 42 horas cambia la planeación operativa

El segundo frente crítico llegará el 15 de julio, cuando la jornada máxima ordinaria se reduzca a 42 horas semanales, como parte de la implementación gradual definida en la Ley 2101 de 2021.

La reducción no implica disminución de salario, prestaciones ni derechos adquiridos, pero sí exige revisar turnos, horarios, cargas operativas, horas extra, recargos, productividad y costos laborales.

Para sectores con operación continua, atención extendida, producción por turnos o alta demanda de personal operativo, el ajuste puede tener efectos directos sobre la planeación diaria del negocio. La distribución semanal del tiempo de trabajo, los reglamentos internos, los acuerdos de jornada y la programación de recargos deberán alinearse con la nueva realidad laboral.

Cumplir ya no es solo pagar a tiempo

KPMG advierte que estos cambios no pueden verse como asuntos aislados. La prima de servicios, las nuevas reglas para aprendices y la reducción de jornada impactan simultáneamente la forma en que las empresas administran su nómina, proyectan costos laborales y documentan su cumplimiento.

“Las empresas que aborden estos ajustes únicamente como tareas operativas pueden quedar expuestas a errores de liquidación, pagos incompletos o reprocesos internos. En cambio, quienes los integren a una gestión laboral preventiva podrán anticipar contingencias, mejorar la trazabilidad de sus decisiones y proteger la estabilidad financiera y reputacional de la organización”, señaló Maria Camila Ortiz.

Entre las acciones prioritarias para este cierre de semestre están identificar a todos los trabajadores y aprendices activos, clasificar correctamente la fase de los contratos de aprendizaje, revisar la base de liquidación de prestaciones, actualizar las parametrizaciones de nómina, validar provisiones contables y documentar los criterios usados para calcular la prima.

El ajuste también exige coordinación entre talento humano, áreas legales, finanzas, contabilidad, operaciones y nómina. Una decisión sobre turnos puede terminar afectando costos, productividad, reportes internos, relación con trabajadores y capacidad de respuesta ante eventuales requerimientos de autoridades laborales.

El costo de una nómina mal parametrizada

El incumplimiento en el pago oportuno o completo de prestaciones sociales puede derivar en reclamaciones laborales, contingencias por mora y eventuales sanciones administrativas. Por eso, el cierre de junio no debería tratarse solo como una fecha límite de pago, sino como una oportunidad para anticipar riesgos.

La coyuntura laboral de 2026 confirma que las empresas necesitan pasar de una lógica de cumplimiento transaccional a una gestión preventiva, integrada y basada en riesgos. Calcular correctamente, documentar decisiones y adaptar procesos internos será determinante para proteger la continuidad operativa y la confianza empresarial.

La prima de servicios y la jornada de 42 horas marcan una nueva etapa para la gestión laboral en Colombia. Para las empresas, cumplir ya no significa únicamente pagar dentro del plazo: implica demostrar que sus sistemas, equipos y procesos están preparados para operar bajo reglas más exigentes, con mayor trazabilidad y con una lectura real del impacto laboral, financiero y reputacional de cada decisión.