Decreto 1040: nuevas obligaciones contra el acoso y la discriminación laboral

Las empresas públicas y privadas en Colombia deben contar con una política y un protocolo para prevenir y atender el acoso, la violencia basada en género y la discriminación en el trabajo, de acuerdo con el Decreto 1040 de 2026.

La norma, expedida el 5 de agosto y publicada al día siguiente, comenzó a regir desde su publicación y no estableció un periodo de transición.

El decreto adicionó un nuevo capítulo al Decreto 1072 de 2015, que reúne la reglamentación del sector laboral, y desarrolló disposiciones de la reforma laboral y de las leyes sobre acoso, violencia contra las mujeres y no discriminación. Consulte el texto del Decreto 1040 de 2026.

El Decreto 1040 de 2026 exige una política y un protocolo

La política institucional debe definir qué conductas no serán toleradas, cuáles son las acciones de prevención, quiénes son los responsables y cómo se hará seguimiento a su cumplimiento.

Su construcción debe ser participativa e involucrar a los trabajadores y a las organizaciones sindicales cuando existan. También debe incorporar enfoques de género, diferenciales e interseccionales.

El protocolo, por su parte, debe establecer la ruta que seguirá la organización desde la recepción de un caso hasta su cierre. El procedimiento debe incluir orientación, recepción, investigación, protección, seguimiento y responsables claramente definidos.

Tanto la política como el protocolo deberán estar publicados, socializados y disponibles para todas las personas vinculadas con la organización. La norma también exige realizar formación y actualización anual.

Las empresas deberán informar sobre la existencia y obligatoriedad de estos documentos dentro de sus reglamentos internos, contratos de trabajo y demás modalidades de vinculación.

La protección se extiende a diferentes formas de trabajo

La cobertura no se limita a los empleados vinculados mediante un contrato laboral tradicional.

El decreto protege a trabajadores dependientes e independientes, contratistas, aprendices, practicantes, voluntarios, personas en formación y trabajadores temporales. También incluye a postulantes a un empleo, personas despedidas y quienes ejercen funciones o responsabilidades propias del empleador.

Las garantías aplican en espacios físicos y virtuales relacionados con el trabajo. Esto incorpora comunicaciones por correo electrónico, plataformas colaborativas, chats corporativos, reuniones virtuales y otras interacciones digitales.

Los canales para presentar una queja podrán ser físicos, electrónicos o verbales. La activación de la ruta no dependerá de que exista previamente una denuncia penal o disciplinaria.

Las medidas de protección deben comenzar desde el primer relato

Las organizaciones deberán evaluar medidas de protección desde la manifestación de los hechos o la solicitud de la persona afectada, sin exigir una prueba previa para iniciar la protección.

Estas acciones pueden incluir ajustes de turnos, jornadas, tareas, supervisión o ubicación física. También podrá autorizarse el teletrabajo cuando existan condiciones de riesgo.

La ruta deberá evitar el contacto innecesario entre la persona afectada y quien haya sido denunciado, proteger la confidencialidad y prevenir represalias contra víctimas, denunciantes, testigos y acompañantes.

En los casos de violencia basada en género, la persona afectada no tendrá que confrontar al presunto agresor. Tampoco deberá repetir innecesariamente su relato o someterse a procedimientos que puedan generar revictimización.

Las medidas deberán ser oportunas, proporcionales y contar con el consentimiento informado de la persona afectada. Algunas acciones solicitadas por la víctima, como el traslado, el teletrabajo o los ajustes para evitar interacciones, deberán adoptarse en un plazo máximo de cinco días hábiles, considerando la operación de la entidad.

Los casos deberán integrarse al SG-SST

El Decreto 1040 conecta la prevención del acoso y la discriminación con el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).

Cuando se presente un caso, la empresa deberá valorar el riesgo psicosocial relacionado e implementar las medidas de intervención correspondientes.

La información recopilada tendrá el carácter de dato sensible. Por esta razón, las organizaciones deberán definir reglas de custodia, acceso restringido, confidencialidad y trazabilidad.

La norma también exige campañas pedagógicas para transformar prácticas, prejuicios e imaginarios que puedan producir discriminación o violencia en el entorno laboral.

Las acciones de prevención deberán abarcar temas como género, orientación sexual, identidad de género, afiliación política, creencias religiosas, nacionalidad y pertenencia étnica.

Las ARL deberán brindar apoyo psicológico

Las administradoras de riesgos laborales tendrán responsabilidades de acompañamiento emocional y psicológico dentro de las rutas definidas.

Entre sus funciones estarán habilitar canales con profesionales de salud mental, brindar primeros auxilios psicológicos y ofrecer soporte en situaciones de crisis.

Este apoyo no se limitará a los trabajadores con contrato laboral tradicional. El decreto contempla acompañamiento para las diferentes personas protegidas por la norma, de acuerdo con las competencias de las ARL.

Las administradoras también podrán orientar a sus empresas afiliadas en prevención de violencias, intervención del riesgo psicosocial, salud mental y fortalecimiento del SG-SST.

El Ministerio del Trabajo podrá vigilar y sancionar

La inexistencia de la política y el protocolo, así como su falta de socialización, podrá ser objeto de inspección, vigilancia y sanción por parte del Ministerio del Trabajo, dentro de las facultades previstas en el Código Sustantivo del Trabajo.

Los inspectores también podrán ordenar medidas de aplicación inmediata cuando exista un peligro para la vida, la salud o la seguridad de los trabajadores.

Las personas afectadas podrán acudir a la inspección laboral, las personerías, la Defensoría del Pueblo y otras autoridades competentes, según la naturaleza de los hechos.

Con el Decreto 1040, la prevención deja de concentrarse únicamente en la reacción frente a una denuncia. Las empresas deberán integrar políticas, protocolos, formación, protección inmediata y gestión del riesgo psicosocial dentro de una ruta conocida por todas las personas que participan en su operación.