Dotación laboral en 2026: cómo cumplir la obligación legal y estimar su valor

La dotación laboral continúa siendo una prestación social obligatoria en Colombia para 2026, regulada por el Artículo 230 del Código Sustantivo del Trabajo. Esta establece que el empleador debe suministrar, cada cuatro meses, vestido y calzado de labor en especie a los trabajadores elegibles sin compensación en dinero.

Aunque la legislación no fija un valor mínimo o máximo específico para la dotación, expertos en gestión laboral recomiendan criterios técnicos para estimarla y presupuestarla correctamente dentro de las compañías, a fin de garantizar cumplimiento legal y eficiencia operativa.

Marco legal actualizado y obligaciones empresariales

El Artículo 230 establece que todo empleador que ocupe uno o más trabajadores permanentes debe suministrar gratis un par de zapatos y un vestido de labor a trabajadores cuyo salario mensual sea hasta dos (2) veces el salario mínimo legal vigente y que hayan cumplido más de tres (3) meses continuos de servicio en la empresa.

Para 2026, si el salario mínimo mensual legal vigente (SMMLV) fuera, por ejemplo, cercano a COP 1.750.000 (estimación del mínimo proyectado para 2026 con base en tendencias laborales que actualizan 2025 a 2026), el umbral para recibir dotación sería hasta dos SMMLV (~COP 3.500.000). Este criterio es relevante para determinar quiénes tienen derecho a la dotación.

La obligación se cumple tres veces al año: antes del 30 de abril, 31 de agosto y 20 de diciembre. La entrega puede realizarse mediante prendas físicas o, en algunos casos y bajo condiciones específicas, bonos canjeables por uniformes/vestuario, pero nunca en dinero.

Quiénes tienen derecho y cómo se cumple

Para tener derecho a la dotación en 2026, el empleado debe:

• Devengar hasta dos SMMLV mensuales al momento de cada entrega.

• Haber laborado más de tres meses continuos con el mismo empleador antes de la fecha de dotación.

• Estar en activo al momento de la entrega.

La dotación comprende vestido y calzado de labor apropiado para las funciones y el entorno laboral específico del trabajador. El objetivo es garantizar comodidad, higiene y presentación adecuada según el tipo de labor.

La ley también indica que si el trabajador no usa la dotación para el fin laboral, la empresa puede quedar eximida de suministrar dotación en el periodo siguiente.

Cómo estimar valor y presupuesto en 2026

Aunque no hay un valor legal definido, varias prácticas empresariales y guías técnicas recomiendan lo siguiente para estimar el costo de dotación en 2026:

• Tomar como referencia el SMMLV vigente. Con un SMMLV proyectado cercano a COP 1.750.000 para 2026, el umbral para dotación se sitúa alrededor de COP 3.500.000 de ingreso para acceso al derecho — lo que ayuda a segmentar empleados que deben recibir dotación.

• Analizar el tipo de labor y riesgos. Empleados de oficina tendrán prendas distintas a quienes trabajan en logística o producción.

• Calcular talles, género y condiciones climáticas para anticipar variabilidad de tamaños y tipos de prendas.

• Presupuestar tres entregas anuales, dado que la norma prevé entregas cada cuatro meses.

• Negociar con proveedores para economías de escala, considerando volumen y durabilidad de prendas.

Especialistas en recursos humanos también sugieren que el cálculo de dotación debe ser parte de la planeación anual de costos laborales, especialmente en empresas con alta rotación o gran número de trabajadores elegibles.

Implicaciones para las relaciones laborales

La dotación es más que una obligación legal: impacta la satisfacción y el cumplimiento laboral, ya que proporciona a los empleados herramientas adecuadas para desempeñar sus funciones. Además, su entrega puntual evita riesgos de sanciones laborales y conflictos con inspectores de trabajo.

La prohibición de compensar la dotación en dinero se mantiene como cláusula estricta, lo que implica que las empresas deben anticipar el costo en especie o mediante formatos de bono autorizados que no se conviertan en salario ni en pago en efectivo.

En un entorno en que las empresas enfrentan cambios en contratación, automatización y costos laborales, la dotación sigue siendo un insumo esencial de cumplimiento. La reciente reforma laboral de 2025 (Ley 2466) introduce ajustes en otras prestaciones, pero no elimina la obligación de dotación; esto subraya la importancia de gestión proactiva por parte de los empleadores para 2026 y adelante.