Gestión documental inteligente impulsa eficiencia y sostenibilidad empresarial

En la actualidad empresarial la eficiencia operativa y la trazabilidad son más urgentes que nunca, la gestión documental inteligente se posiciona como un factor clave para la competitividad. Según el MinTIC, el gasto anual en papel y almacenamiento físico de documentos en el sector público colombiano supera los 300 mil millones de pesos, una cifra que evidencia la necesidad de evolucionar hacia modelos sin papel.

Digital Ware, compañía de software 100 % colombiana, está liderando este cambio con su solución Ophelia-SGDEA, una plataforma especializada que permite a las organizaciones automatizar todo el ciclo de vida documental, desde la creación y trámite hasta la conservación digital y disposición final, alineada con normativas locales e internacionales.

“La transformación digital empieza por los documentos. Gestionarlos de forma inteligente es avanzar hacia organizaciones más ágiles, sostenibles y seguras”, asegura Jonier Rojas, director de Transformación Digital y Analítica en Digital Ware.

Reducir errores y mejorar decisiones: beneficios concretos

El impacto de la digitalización documental va mucho más allá del ahorro en papel o espacio físico. Un estudio de IDC reveló que las empresas que adoptan tecnologías digitales para la gestión de documentos pueden incrementar su productividad hasta en un 30 % y reducir en un 80 % los errores relacionados con la manipulación manual de archivos.

Además, plataformas como Ophelia-SGDEA fortalecen la seguridad de la información mediante:

• Control de versiones y trazabilidad

• Cumplimiento normativo

• Protección de datos personales y sensibles

Esto es especialmente valioso en sectores como salud, justicia, educación y banca, donde la gestión documental masiva requiere no solo eficiencia, sino confianza.

Alineación con los ODS y reducción de la huella ambiental

La digitalización documental también se vincula directamente con los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS). En particular, promueve:

• ODS 12: Producción y consumo responsables

• ODS 16: Instituciones eficaces, responsables y transparentes

Avanzar hacia el modelo “Cero Papel” contribuye al cuidado del medio ambiente y posiciona a las organizaciones como actores responsables frente al cambio climático y la sostenibilidad.

Una solución construida desde Colombia para la región

Con más de 30 años de trayectoria, Digital Ware ha consolidado su visión de “tecnología para el mundo”, con presencia en más de 10 países de América Latina y más de 1.000 organizaciones que utilizan su portafolio de soluciones especializadas.

Ophelia-SGDEA no ofrece servicios de digitalización per se, pero brinda el entorno tecnológico necesario para hacer sostenible la transformación digital del archivo, optimizando tiempos, reduciendo costos y potenciando la toma de decisiones con base en datos.

En la era digital, gestionar documentos de forma inteligente ya no es un lujo ni una tendencia, sino una necesidad estratégica. Herramientas como Ophelia-SGDEA permiten a las organizaciones colombianas avanzar hacia una cultura más eficiente, sostenible y resiliente.