Reforma pensional 2027: empresas tienen siete meses para ajustar nómina y aportes

La reforma pensional tiene como fecha de entrada en funcionamiento el 1 de abril de 2027, lo que deja a las empresas cerca de siete meses para revisar cómo las nuevas reglas afectarán sus procesos de nómina, seguridad social, contratación y administración de información laboral.

La Corte Constitucional declaró exequible la mayoría de las disposiciones de la Ley 2381 de 2024 frente a los vicios de procedimiento analizados, aunque un grupo puntual deberá regresar a la Cámara de Representantes para subsanar su trámite. Además, siguen abiertos debates judiciales sobre aspectos materiales de la reforma. 

Para las compañías, la fecha cambia el foco de la discusión: la preparación deberá incluir desde la identificación de trabajadores cobijados por el régimen de transición hasta la parametrización de sistemas para direccionar correctamente los aportes.

“El fallo reduce una parte importante de la incertidumbre y traslada la conversación hacia la implementación. Abril de 2027 puede parecer todavía lejano, pero revisar la población de trabajadores, validar información, ajustar parametrizaciones de nómina y preparar los procesos de aportes requiere tiempo”, señaló María Camila Ortiz, gerente de Servicios Legales de KPMG Law en Colombia.

Reforma pensional 2027: una empresa podrá manejar trabajadores bajo reglas diferentes

Uno de los primeros ejercicios será determinar cuáles empleados ingresarán al nuevo sistema y cuáles permanecerán bajo el régimen de transición.

La Ley establece ese régimen para mujeres que tengan 750 semanas o más cotizadas y hombres con 900 semanas o más, mientras los demás afiliados sujetos a la reforma pasarán a la estructura de pilares.

Esto significa que una misma compañía podría administrar simultáneamente trabajadores con tratamientos pensionales distintos.

La consecuencia operativa será directa: la calidad de los datos laborales y de seguridad social tendrá mayor peso en la liquidación de los aportes. Errores en semanas cotizadas, clasificación o información de cada trabajador podrían traducirse en problemas de cumplimiento.

¿Cómo cambiarán los aportes entre Colpensiones y las ACCAI?

Para quienes ingresen al nuevo esquema contributivo, los aportes correspondientes a ingresos de hasta 2,3 salarios mínimos serán administrados por Colpensiones.

Cuando el ingreso supere ese nivel, la cotización sobre el excedente y hasta 25 salarios mínimos irá al componente complementario de ahorro individual. La tasa general de cotización seguirá siendo del 16%.

La reforma también contempla aportes progresivos al Fondo de Solidaridad Pensional, con porcentajes entre 1,5% y 3% para determinados niveles de ingreso.

Para las áreas de nómina, el cambio implicará que el sistema no solamente deberá calcular cuánto aporta cada trabajador, sino también identificar correctamente el régimen aplicable y direccionar los recursos según ingreso y situación pensional.

KPMG plantea que esta preparación requerirá coordinación entre áreas legales, talento humano, nómina, tecnología y proveedores externos.

Los contratistas también cambiarán la operación de las empresas

Uno de los cambios con impacto administrativo estará en los trabajadores independientes vinculados mediante contratos de prestación de servicios.

Según el análisis de KPMG sobre la Ley 2381, el nuevo esquema contempla que el contratante descuente de los honorarios el valor correspondiente a la cotización y efectúe el pago al sistema, en lugar de dejar esa obligación directamente en manos del contratista.

Para organizaciones que utilizan de manera intensiva este tipo de contratación, la medida podría obligar a modificar contratos, cuentas por pagar, procedimientos administrativos y controles de seguridad social.

“La implementación no debería empezar por el software, sino por entender la población de la organización y cómo le aplica la reforma. Una vez identificados trabajadores en transición, afiliados al nuevo sistema, niveles de ingreso y contratistas, será posible determinar qué procesos deben modificarse”, explicó María Camila Ortiz, gerente de Servicios Legales de KPMG Law en Colombia.

Cinco frentes que las empresas deberían revisar antes de abril

A partir de los impactos identificados  la preparación empresarial puede concentrarse en cinco frentes:

• Clasificar la población laboral entre régimen de transición y nuevo sistema.
• Validar semanas cotizadas y datos disponibles de cada trabajador.
• Revisar la parametrización de nómina y el direccionamiento de aportes.
• Identificar el impacto sobre contratistas y los procedimientos de pago.
• Coordinar talento humano, legal, nómina, tecnología y proveedores antes de modificar los sistemas. 

El proceso deberá mantener cierto margen de ajuste. La decisión de la Corte no cerró todos los debates alrededor de la Ley y todavía podrían producirse nuevas decisiones judiciales o reglamentaciones antes de abril de 2027.

Por eso, KPMG plantea construir una hoja de ruta que permita definir responsables, revisar sistemas y proveedores, preparar comunicaciones para los trabajadores y hacer seguimiento a las normas pendientes.

“La existencia de discusiones jurídicas pendientes no debería traducirse en inacción. Hoy existe una fecha de referencia y un conjunto amplio de reglas sobre las cuales las compañías pueden comenzar a trabajar”, concluyó María Camila Ortiz.